【フリーランス生活】自営業(個人事業主)は何でもかんでも経費にできるのか?

フリーランス(自営業もしくは個人事業主)をしていると、周りの人からよくこんなことを言われます。

自営業って、何でもかんでも経費にできて、払う税金を低くできるからいいよね〜。

「経費を増やせば増やすほど利益が減る=所得税や住民税など各種税金が減る」という考え方ですね。

ほんとのところどうなのか。気になっている方もいると思います。調べてみても、人によって言っていることもマチマチだったりしますよね。

そりゃそうです。自営業と一口に言っても、いろんな職種ありますから。

ひとまずここでは私、自宅を仕事場にしている私の場合を例にして、経費のことや税金のことを書いておきます。「これって経費になるものなん?」っていう問いに対する答えになっていれば幸いです。

なお、私はきちんと青色にて毎年確定申告していて、今まで税務署から提出書類に関して指摘が入った経験はありません。なのでここに書いてあることは、概ね間違っていないはずです。でももし間違っていること、語弊を招く点がありましたら、お問い合わせにてコッソリと教えてくださいませ。

税務署や青色申告会に相談するといいよ

まずいきなり身も蓋もないことを書きますが、経費にできるかどうかを知りたい、確定申告の書類の書き方を知りたい、というのでしたら、お近くの税務署や青色申告会に相談されることを断然オススメします。

税務署では定期的に、個人事業主向けの無料の説明会なんかを開いているはず。最寄りの税務署のイベント情報をチェックするといいでしょう。また、青色申告の申請の手続きをしていれば、定期的に青色申告会というところでも説明会みたいなのをやってくれるはずです(厳密には多分、税務署から依頼を受けて青色申告会が催しているんだと思われ)。

そういった会でガンガン分からないことを聞いちゃうのが良いかなと思います。悪いようにはされませんよ。偉い人たちは、頑張って稼いで税金を納める人たちの味方ですから。基本。

何でもかんでもネットで調べて鵜呑みにして終わらせる風潮の現代ですが。現場で質問して最先端の情報を仕入れる方が断然イイです。とくに行政関連は、新情報がネットに浸透するまでのスピードが目に見えて遅いです。

本題からやや逸れますが、青色申告って何ぞ?と思われた方へ。

確定申告には青色申告と白色申告ってのがあります。細かい説明は抜きにして、とにかく青色申告の方が経費を計上することのメリットが大きく、節税効果が高いです。

青色申告って誰でもできるものなの?

個人事業の開業届を出し、なおかつ青色申告承認申請書を出した人が青色申告できます。まあこの2枚の書類は、開業するにあたっての1セットだと思ってもらえれば。

届出の用紙はネットでもダウンロードできるはず。自分が属している自治体のサイトから見つけ出してゲットしましょう。印刷して、郵送すればOKです。私は徒歩圏内に税務署があるんで直接届け出ましたが。

詳細はこの辺のサイトを参考にしましょう。

個人事業の開業届け - 個人事業主.com

仕事につながっていれば基本何でも経費になる

自分もまだ個人事業主なりたての頃はよく税務署や青色申告会に相談へ行っていました。

その中から得られた究極の情報がこれ。「仕事につながっていれば何でも経費になる」。

例えば、仕事の移動手段で車を使うのでしたら、車の購入費や維持費(駐車場代とかガソリン代とか)は当然経費になります。

ただしここでとても大切なことは、この車の例で言えば、どの車を買うのかということ。

軽自動車でも十分事業が成り立つのに、フェラーリなどの高級車を買って経費扱いにしていたら、これは税務署さんに睨まれても仕方がないでしょう。

ただ仕事上どうしても「フェラリーじゃないとダメなの!」って人もいるかもしれません。その理由がきちんと説明できるならば、経費に計上できると思います。

とにかく自分の事業につながっていることが説明証明できれば、経費にできるわけです。

音楽をやっている方は楽器はもちろん、レコーディングスタジオのレンタル代やカラオケなどでの練習費用なんかも経費になります。

ホステスの方は、衣装代や化粧代を経費にできますし。

旅行ライターの方は交通費をガンガン経費にできることでしょう。

最近人口の増えてきたプロゲーマーの方は、ゲームに関する出費はもちろん経費にできます。

あくまで自営業として、収入を上げている(もしくは将来収入が見込める)ことが大前提です。

これが「経費」の基本になります。

家賃や光熱費などは「○掛け」

さて、私なりの経費についてのあれこれ。書いていきましょう。

自宅で仕事をしている人にとって大きな負担となる経費が家賃・光熱費・通信費だと思います。

家族が一緒に住んでいても、家賃とか光熱費を経費にできるんだ?

もちろん。でも全額を経費として計上すると、「おいおいちょっと!」ってツッコミが入る可能性はあります。

そこで利用するのが「○掛け」。

たとえば月の家賃が10万円なら、そのうちの6割に当たる6万円を経費として計上します。この場合は6掛けってことですね。

6割の根拠とは?

たとえば面積比とか。家全体のうちの6割の部分を自営業の場として使っているなら、6掛けは妥当ですな。他にも作業時間なんてのもある。1日のうちの6割、つまり14時間程度、自宅兼オフィスで仕事をしているなら6掛けは納得です。

ちなみに私の場合、作業時間が滅法かかる仕事なので、7掛けとしています。

残りの3割部分が家族のスペースということなのね…。

実際のところ、同じスペースに家族はいたりしますけども。7掛けは妥当だと思い毎年家賃はこれで計上しています。

光熱費や通信費も同じ考え方です。ただ光熱費を7掛けにするのはちょっと多すぎるかもしれませんね。

こういった水道とか電気とかネットって、経費と生活費の線引きが難しいところではあります。

でもバブルの頃を思い出してください(私バブル世代ではないですけど)。

就活生の移動の飛行機代や食事代ですら経費でまかり通っていた時代があるのですから。ある程度線引きを緩めて、経費多めにしても許されるとは思います。

もし指摘を受けたら直せばいいだけですしね。この場合は別に悪いことでもなんでもないわけです。

個人事業主、特に駆け出しの方をいじめるようなことはしません偉い人たちは。寛大に受け止めてくれるのがデフォのはずなので、まずは大胆に経費計上しちゃっていいでしょう。

どんなものが経費項目になる?

定番の経費は、家賃や光熱費や通信費や交通費、あとは消耗品費や事務用品費なんて項目もあったりします。

正直、消耗品や事務用品の違いは自分も分かりません。ノートとかペンとか、自分は全部消耗品費にしています。

大雑把なものとして「雑費」というのがありますが、何でもかんでも雑費で処理するのはよくないと思います。なるべく細かく仕分ける方が、税務署への申請だけでなく、事業の経営状況を判断する上でも便利がいいかと。

あと私の場合は仕上がった製品を送るために宅配業者へよく依頼をします。これは「荷造運賃」で計上していますね。

このような経費たちは、確定申告では損益計算書という小難しそうな紙に内訳を書いていくのですが、細か〜〜く項目別に仕分けて書き込んでいくことをオススメします。何となくですが、税務署のウケがいいと思います。

私の場合、コンビニのコピー代10円でさえきちんと計上します。打ち合わせに使う紙の場合は「打ち合わせ費」、提出資料などのコピーなら「編集費」としています。

めんどくさいからといって、ほとんどの出費を雑費で処理するような真似はやめておきましょう。

魔法の経費項目「メディア費」

私の場合、パソコンやスマホを使って仕事をするので、コードや外付けHDDといった関連の電子機器をよく購入します。

また、資料として本もけっこう買います。

これらをいちいち細かく項目分けするのってちょっと億劫です。

コードは消耗品費かもですが、制作に使う材料ともいえるので材料費の項目でもいいですよね。本は図書費?

って色々悩むのが面倒になったので、活用しているのが「メディア費」。勝手に私が考えた名前ですが、確定申告でもこの項目で全て計上しています。

本もタブレットもコードも何でもかんでも、まあメディアですよね。媒体。データを格納したり、データ同士をつなげるもの。

パソコンを主戦場に仕事をしている方は、メディア費という項目は持っておいて損はないかもしれません。

仕事のために、会費を払って加入しているメディア(たとえば日経電子版とか、YouTubeの有料会員とか)の費用も、このメディア費で良いんじゃないでしょうか。自分はあまりそういう有料会員ってのには入ってませんが。

「交際費」は控えめに

先ほどもバブル期の経費について触れましたが、当時問題視され、現在はかなり厳しめに見られているのが交際費です。

税務署や青色申告会での相談会でも「交際費は控えめにね♪」と釘を刺された記憶があります。

仕事の売り上げを伸ばすために行う交際は経費とできるわけですが、極端に費用が高いと怪しまれます。そりゃ当然の話ですよね。

私の場合の交際費のほとんどは、お世話になっている取引先への差し入れや、お中元など節目のご挨拶の品代が占めています。

取引先との交流を深める名目で行う集まりにはほとんど参加しません。引きこもりなので。だから交際費はあまりかかりませんね私は。

とにかくコツは「理由が説明できる」ようにしておくこと

いろいろとヒントになりそうな経費のことを書いてみました。

これら経費のポイントは、「なぜその金額なのか」「なぜそれを経費にしたのか」といった疑問に対して、即座に理由を説明できるよう準備しておくことです。

実際に税務署から問われるケースってのはほとんどないとは思いますが。常にシミュレーションしておくといいでしょう。

正直私も、経費にすべきかどうかグレーな感じの買い物も経費にしています。

たとえば私は仕事上、どうしてもスマホやタブレットがたくさん必要なので、数台所有しています。そして購入費用を丸々「メディア費」として経費申請しています。

しかし実際のところ、これらタブレットは常に仕事して使うのではなく、たまに子どもに動画を観せるためにも使っています。

それでも仕事のために買ったものですし、どういう使い方をしているのかの説明もできます。こういう場合は丸々経費にしても問題ないことでしょう。

とにかく使用用途を説明できること。これが肝心ですね。

いざというときのため証拠(領収書)は取っておく!

当たり前ですが領収書がなければ経費として認められません。

一応ルールとして、確定申告で経費として計上している領収書は7年間保管しておく必要があります。

ちなみに、コンビニやスーパーで普通にもらうレシートで大丈夫です。レシートをよく見てもらえば分かりますが、あれは歴とした領収書であります。

会社レベルの領収書になると、宛名書きのついたちゃんとした領収書が必要ですが、個人事業主であればレシートで問題ありません。

大赤字申告は絶対やめよう

とにかく経費ってのはきちんとした理由があれば通ります。仮に引っかかった(税務署から指摘された)としても、税務署とこちらとの認識に差があったということで、修正をすれば問題はありません。それは勘違いのようなものであり、違法ではありません。

ですからまずは気兼ねなく、きちんと理由をつけた上で、いろいろ経費にしてみるといいでしょう。

また、何でもかんでも経費にできるからといって、いろいろ購入して大赤字で申告するのは絶対にやめましょう

知り合いのフリーランスさんは機材をしこたま買ってマイナス数百万円の赤字で確定申告をしたところ、案の定税務署さんに呼ばれていました。本来高い買い物は減価償却すべきで、1年で丸ごと経費に計上してはいけません。修正対象です。

結局のところ、事業上は経費ですが自分のお金です。節税になるからといってガンガン使っていたら資金が減り、まともな生活すら送れなくなります。経費はほどほどに控えましょう。

青色申告だと確か65万円までの控除が受けられるので、あくまでたとえばの話ですが、売上から経費を引いた残りが65万円以内であれば、その年の利益は0円と見なされます。というわけで納める税金もかなり目減りします(これはいわばヒントであり、確実な推奨方法ではありません)。

今回は経費だけの話をしましたが、さらに確定申告全体の、いろいろなケースでの話を今後もしたいと思います。私なりの個人的な見解なので、間違っていることもあるかもしれませんが、絶対に参考になると思います!

途中から私全然登場してないんだけど…。

問答式にしようと思ってたのに忘れてた…ま、いいや。